Kiedy trzeba prowadzić ewidencję środków trwałych?

Właściciele przedsiębiorstw oraz osoby prowadzące działalność gospodarczą, niezależnie od wielkości firmy, muszą zmierzyć się z koniecznością prowadzenia ewidencji środków trwałych. Czy wiesz, kiedy jest to obowiązkowe i jak prawidłowo prowadzić taką ewidencję? W artykule postaramy się wyjaśnić te zagadnienia, aby ułatwić Ci zarządzanie majątkiem firmy.

Przeczytaj również: Jak wygląda współpraca z biurem księgowym?

Kiedy prowadzenie ewidencji środków trwałych jest obowiązkowe?

Prowadzenie ewidencji środków trwałych jest obowiązkowe dla wszystkich podmiotów gospodarczych, które posiadają takie składniki majątku. Środki trwałe to m.in. maszyny, urządzenia, budynki, pojazdy czy prawa majątkowe, które są używane przez okres dłuższy niż rok i mają wartość początkową przekraczającą 3 500 zł netto. Obowiązek ten wynika z przepisów ustawy o rachunkowości oraz ustawy o podatku dochodowym.

Przeczytaj również: Jak biuro księgowe może pomóc mikroprzedsiębiorcom w zarządzaniu finansami?

Głównym celem prowadzenia ewidencji środków trwałych w Łodzi i innych miastach jest umożliwienie właścicielom przedsiębiorstw oraz ich księgowym kontrolowania wartości majątku firmy oraz dokonywania stosownych odpisów amortyzacyjnych. Dzięki ewidencji można również monitorować zużycie, naprawy czy wymianę poszczególnych składników majątku, co pozwala na lepsze zarządzanie zasobami firmy.

Przeczytaj również: Jakie usługi oferuje biuro rachunkowe?

Ewidencję środków trwałych należy prowadzić w sposób uporządkowany i zgodny z obowiązującymi przepisami. W praktyce oznacza to, że każdy środek trwały powinien być zarejestrowany w ewidencji, a jego wartość początkowa powinna być ustalona według przepisów ustawy o rachunkowości. Następnie, dla każdego środka trwałego należy określić stawkę amortyzacji oraz sposób jej naliczania.

Co warto wiedzieć o ewidencji środków trwałych?

W ewidencji środków trwałych powinny znaleźć się następujące informacje o każdym składniku majątku firmy objętym ewidencją:

• numer ewidencyjny,

• nazwa,

• data przyjęcia do używania,

• wartość początkowa,

• stawka amortyzacji,

• miesięczne odpisy amortyzacyjne,

• łączna wartość odpisów amortyzacyjnych,

• wartość księgowa środka trwałego.

Kontrola ewidencji środków trwałych powinna być przeprowadzana co najmniej raz w roku, a jej celem jest sprawdzenie, czy ewidencja jest prowadzona prawidłowo i czy wartości środków trwałych oraz odpisów amortyzacyjnych są zgodne z rzeczywistym stanem majątku firmy. Kontrolę taką może przeprowadzić właściciel firmy, księgowy lub audytor wewnętrzny.

Prawidłowo prowadzona ewidencja środków trwałych ma również istotne znaczenie dla rozliczeń podatkowych przedsiębiorstwa. Odpisy amortyzacyjne stanowią bowiem koszt uzyskania przychodu, który wpływa na wysokość podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) lub podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). Dlatego też błędy w ewidencji mogą prowadzić do nieprawidłowych rozliczeń podatkowych i konieczności poniesienia dodatkowych kosztów związanych z korektami czy ewentualnymi kontrolami ze strony organów podatkowych.